Ohjeita tapahtuman järjestämiseen

Tapahtumatuotanto käsittää kaikki tapahtuman osa-alueiden suunnittelun ja prosessin läpiviennin. Tässä ohjeistusta asiakkaalle prosessin läpiviemisestä.

Kalustaminen on ehkä selkein osa tapahtuman järjestämistä. Kalustaminen on yksinkertaisimmillaan vaikkapa pöydät, tuolit ja esiintymislava.

Vuokrakalusteissa on kuitenkin asioita joita kannatta miettiä jo etukäteen.

Tässä asioita, joita on hyvä miettiä:

-Millainen istumajärjestys juhlissa on? esim. kaikenlaisten pöytien päässä ei pysty istumaan.

-Voiko tuotteita käyttää ulkona?

-Osaako esiintymislavan koota itse? Entä asentaa maton lavan pintaan?

-Paljonko tuotteet painavat?

-Paljonko esim. vaatesäilytys vie tilaa?

-Miten isoissa laatikoissa tavarat tulevat?

-Mahtuvatko tavarat hissiin?

-Pääseekö kuorma-autolla perille?​

Somistaminen on moniulotteisempi asia. Sekään ei silti ole vaikeaa. Voimme näyttää erilaisia kuvia teemakokonaisuuksista sekä kuunnella ja opastaa asiakkaan toiveissa. Mielellämme kerromme myös omat ideamme somisteiden käytöstä.

 

Pienet somistukset (esim. buffet-pöydälle pari kynttelikköä ja köynnöksiä tms. )onnistuvat hyvin asiakkaan itse tekeminä.

Isompi somistaminen vaatii harjaantunutta silmää ja tietämystä käytettävistä elementeistä.

Somistamisessa käytetään seinäelementtejä, kankaita, esineitä, kasveja, maisemafondeja jne…

 

Äänentoisto ja valaistus

Äänentoiston ja valon hinta vaihtelee satasesta useisiin tuhansiin euroihin. Hintaan vaikuttavat monet asiat.

Änentoiston ja Valaistuksen asentaminen ja käyttäminen vaatii yleensä teknistä osaamista. 

 

Äänentoistolaitteiston valintaan vaikuttavia asioita:

-Miten paljon yleisöä.

-Minkä kokoinen ja muotoinen tila on?. Tian ja tapahtuman aikataulut sekä purkuaikataulu. Missä tila sijaitsee? Mitä materiaalia tila on? Onko äänenvoimakkuudelle rajoituksia? Roudattavuus.

-Sähkön tarve
-Tarvitaanko äänimies ja/tai valomies koko tapahtumaan?

-Onko bändiä? Tarvitaanko langatonta mikrofonia? 

-Tuleeko taustamusiikkia? 

-Tehdäänkö tilavalaistus? Lavavalaistus?

-Onko videoita toistettavana screenilta?

-Yleisiä aikataulutusasioita: esim. valoasennukset täytyy tehdä ennen cateringia. Soundcheckit niin, että aikataulut sopivat tilan, cateringin, rakentajien ja esiintyjien osalta.

--Kuljetuslaatikoiden varastointi

Vuokratuotteet

Muistathan, että vuokratuotteet ovat aina vuokratuotteita.

Tuotteet ovat siistejä ja puhtaita, mutta ne eivät  yleensä ole uusia.

 

Kaluste- ja vuokratuotteiden vuokra-aika on yleensä kaksi vuorokautta tai viikonloppuna perjantaista maanantaihin.

Äänentoisto- ja valolaitteistoissa vuokra-aika on yksi vuorokausi.

Jotkut tuotteet eivät ole enää vuokrattavissa tapahtumanne jälkeen. Tällaisia ovat esim. lavan päällä tai lattialla käytetty messumatto sekä kukka-asetelmat. Näistä joudumme veloittamaan uuden tuotteen hinnan.

 

Esiintyjät

Esiintyjän tarkoitus on kruunata koko ilta. Siksi on tärkeää miettiä kenelle tilaisuutta tehdään. On toimivampaa pitäytyä suunnittelun tuoksinassa ennalta sovituissa raameissa, kuin tarjota ns. kaikkea kaikille. Esiintyjiä voi tottakai olla useita. Kun lavalle tulee uusia kasvoja, niin yleisön mielenkiinto pysyy varmasti yllä.

Mietittäviä asioita:

-Kenelle esiinnytään? Tietty profilointi on tarpeen.  esim. miehiä, naisia, lapsia, tuttuja, asiakkaita, nuoria, vanhoja jne...

-Kuinka pitkään esiintyjät esiintyvät?

-Tilan rajoitukset?

-Mitä kieltä ihmiset ymmärtävät? Mitä kansallisuuksia?

-Hinta

-Takahuone ja tarjoilut

Catering

Catering lasketaan tapauskohtaisesti. Pääasiassa tarjoamme catering-palveluita vain tapahtumiin, jotka toteutamme ja tuotamme myös muilta osin. 

Catering mietitään samoin kuin esim. tapahtuman esiintyjät eli kenelle ollaan tekemässä juhlia ja minkälainen tunnelma halutaan.

Ruoka saa tuoksullaan vieraille veden kielelle jo heidän saapuessaan.

-Ruokailuun vaikuttaa aikataulu ja tila. Löytyykö tilasta esim. ravintolakeittiö vai pitääkö ruoat valmistaa etukäteen?

-Onko banquet-illallinen, cocktail-juhla, vai buffet?

-Esim. foodtruck tarvitsee sähköä ja sille varatun tilan toimia.

-Oikeat juomat ruokailuun ja illanviettoon.

-Tarvitaanko baarimestaria?

Muut tapahtumaan liittyvät asiat:

-Tapahtumasta tulee lähettää kutsut vieraille. Tämän voi tehdä tuottaja tai itse juhlan järjestäjä.

-Kulkeminen juhlaan ja sieltä pois täytyy tehdä mahdollisimman yksinkertaiseksi ja kannattaakin ottaa yhteyttä taksiyrittäjiin ja/tai julkiseen liikenteeseen, jos tiedät esim. juhlien päättymisen jälkeen suuren määrän ihmisiä lähtevän yhtä aikaa.

-Kiitoskortit/sähköpostiviestit juhlien jälkeen

-Tapahtuman painotuotteet esim. nimikyltit. Asiakaslahjat. 

jne..

Messuosastot

Messuosastojen suunnittelut ja toteutukset. Käytämme töissämme ainoastaan alan ammattilaisia niin suunnittelussa kuin toteutuksessakin. Näin voimme taata asiakasta miellyttävän laadukkaan ja näyttävän lopputuloksen. Osaston suunnittelu aloitetaan aina keskustelemalla asiakkaan kanssa.

Kuljetuspalvelu:

Toimimme pääkaupunkiseudulla, mutta kuljetukset onnistuvat tottakai myös muualle.

 

Pakettiautokuljetuksen hinta pääkaupunkiseudulla on alk. 60€+alv per suunta.

Kuorma-autokuljetuksen hinta pääkaupunkiseudulla on alk. 110€+alv per suunta.

Muualle suuntautuvista kuljetuksista kerromme hinnan tapauskohtaisesti.

 

Kuljetukseen kuuluu tavaralastin tuominen ja purkaminen lastaukseen soveltuvaan paikkaan. Myös noudettaessa kuorma haetaan valmiiksi pakattuna sovitulta lastausalueelta.

Jos kuljettaja joutuu roudaamaan tavaroita muualle kuin lastauspisteelle, tällöin veloitamme työstä roudaustyön hinnan.

Työhinnasto:

Roudaus- ja rakennustyö alk. 39€/h/hlö.

Äänentoisto- ja valotyöt alk. 50€/h/hlö.

AV-asennukset alk. 70€/h/hlö. 

Puusepäntyöt alk. 65€/h/hlö.

3D piirustusten tekeminen 125€/h.

Hinnat ovat voimassa ma-pe klo 07-19

Yöaikaan (klo 19-07) sekä lauantaina tehtävästä työstä veloitus on +50%

Sunnuntai- ja pyhätyöstä veloitus on +100%

Suunnittelu, tuotanto, valvonta jne. hinnat lasketaan tapauskohtaisesti yleensä kokonaispakettina.

Hinnat kerrotaan aina asiakkaalle ennen työn tekemistä.

Jos hintaa ei pystytä laskea ennakkoon, niin asiakkaan kanssa tehdään sopimus laskutuskäytännöstä.​

Pystymme antamaan nopeasti alustavan hinta-arvion, joten kysäise rohkeasti.

Yhteystiedot

EveAnt

Lintuvaarantie 46-48 a 3

02660 Espoo

040-5931140

pekka.lehtola@eveant.fi

  • Black Facebook Icon